Ермолаева Анжелика Анатольевна - Консультант

Должностной регламент государственного гражданского служащего Чувашской Республики, замещающего должность консультанта организационно-контрольного отдела Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики

 I. Общие положения

1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики консультанта организационно-контрольного отдела Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики (далее – консультант) учреждается в Министерстве сельского хозяйства Чувашской Республики (далее - Министерство) с целью обеспечения деятельности организационно-контрольного отдела (далее - отдел) в соответствии с Положением об организационно-контрольном отделе и относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее соответственно – должность, гражданская служба) категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности – 3-3-3-18.

2. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий): управление в сфере архивного дела и делопроизводства (далее – область деятельности).
3. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего: обеспечение сохранности и государственный учет документов, организация использования и публикации архивных документов, комплектование и документационное обеспечение управления.
4. Консультант назначается на должность и освобождается от должности министром сельского хозяйства Чувашской Республики (далее - министр)
5. Консультант непосредственно подчиняется министру, первому заместителю министра, курирующему отдел, начальнику отдела.
6. В период отсутствия консультанта его должностные обязанности исполняет заместитель начальника отдела.

 II. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки, профессиональному уровню, а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя – к специальности, направлению подготовки (к укрупненным группам специальностей и направлений подготовки), к квалификации, полученной по результатам освоения дополнительной профессиональной программы профессиональной переподготовки 

7. Для замещения должности консультанта устанавливаются следующие квалификационные требования:

а) наличие высшего образования. Квалификационные требования к специальности, направлению подготовки не предъявляются;

б)  для должности консультанта требования к стажу  гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки не устанавливаются;

в) профессиональный уровень:

наличие базовых знаний: знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); знание основ Конституции Российской Федерации, федеральных законов «О системе государственной службы Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации»,  знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий;

наличие профессиональных знаний в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

1)        Конституция Российской Федерации,

2) Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59 –ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

3) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477   «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

4) Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 ноября 2005 г. № 288 «О Типовом регламенте внутренней организации деятельности министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики»;

5) Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 10 июня 2020 г. № 310 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики»;

6) Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 марта 2007 г. № 55 «Вопросы Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики».

7)        Конституции Чувашской Республики,

8)        Закон Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. № 11 «О государственной гражданской службе Чувашской Республики», 

9)        Закон Чувашской Республики от 30 апреля 2002 г. № 13 «О Кабинете Министров Чувашской Республики»,

10)      постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 марта 2007 г. № 55 «Вопросы Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики»;

наличие иных профессиональных знаний:

1) порядок обеспечения сохранности и государственного учета документов;

2) научные и методические разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов;

3) передовой отечественный и зарубежный опыт в области государственного управления и в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

4) методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

5) основы документационного обеспечения управления;

6) порядок составления планово-отчетной документации;

7) нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

8) системы хранения и классификации архивных документов;

9) виды справочно-поисковых средств архива;

10) основы документационного обеспечения управления.

наличие функциональных знаний:

1) понятие нормы права, нормативного правового акта, правоотношений и их признаки;

2) понятие проекта нормативного правового акта, инструменты и этапы его разработки.

3) понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

4) централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

5) система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

наличие базовых умений:

1) умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

3) умение мыслить стратегически (системно);

4) умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

5) коммуникативные умения;

6) умение управлять изменениями;

наличие профессиональных умений:

1) умение работать в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

2) умение работать с документами ограниченного доступа научно-справочного аппарата.

наличие функциональных умений:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

 III. Должностные обязанности, права и ответственность

8. Основные права и обязанности консультанта, а также ограничения, запреты и требования к служебному поведению, установленные статьями 14–18, 202 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон о гражданской службе).
9. Кроме того, исходя из задач и функций Министерства, консультант:

Организует работу приемной министра:

обеспечивает контроль состояния рабочего места министра, исправность средств связи, письменных приборов, техническое обслуживание работы министра;

обеспечивает организацию междугородних, внутригородских и внутриаппаратных телефонных переговоров, ведет учет сообщений и абонентов, изъявивших желание вести телефонные переговоры с министром, в его отсутствие;

обеспечивает прием телефонограмм и сообщений по факсу, регистрирует их в специальном журнале и доводит до исполнителей с резолюцией министра;

организует регистрационно-контрольные карточки на граждан, обратившихся на прием к министру, учет этих обращений в журнале регистрации;

организует прием и передачу министру поступающих информационно-справочных документов текущего характера (информации, справки, отчеты, приглашения, статистические документы, газеты, журналы);

осуществляет контроль по организации дежурства в приемной министра из числа государственных гражданских служащих Министерства, отправляет ежемесячно графики дежурства в приемной в Администрацию Главы Чувашской Республики;

осуществляет регистрацию приказов по основной деятельности и по командировкам работников Министерства;

осуществляет регистрацию соглашений, договоров, государственных контрактов, заключаемых с организациями.  

Организует хранение и использование бланков Министерства с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики строго по назначению.

Принимает участие в организации семинаров и совещаний, подготовке мероприятий, проводимых в системе агропромышленного комплекса Чувашской Республики.

Организует обработку, регистрацию поступающей и отправляемой корреспонденции (в том числе по электронной почте, по системе электронного документооборота и ведет учет за поступающими сведениями).

Докладывает и доводит до сведения начальника отдела информацию о документах, требующих безотлагательного решения.

Контролирует за:

выполнением федеральных законов, указов и распоряжений  Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Главы Чувашской Республики, и иных  нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики в части касающееся деятельности Министерства;

исполнением приказов Министерства;

исполнением поручений Главы Чувашской Республики, Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики, Руководителя Администрации Главы Чувашской Республики, министра (лица, исполняющего его обязанности).

Еженедельно представляет первому заместителю министра, заместителям министра, руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах.

Участвует в проверке правильности ведения делопроизводства, в т.ч. электронного документооборота, в структурных подразделениях, доводит до руководителей структурных подразделений  информацию о выявленных недостатках, требует их устранения и докладывает начальнику отдела.

Участвует в оказании консультации работникам Министерства по ведению электронного документооборота.

Ведет делопроизводство в отделе.

Принимает участие в подготовке:

аналитических справок по вопросам развития агропромышленного комплекса Чувашской Республики;

информации о ходе выполнения указов Главы Чувашской Республики, постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики, относящихся к сфере ведения отдела.

Выполняет иные обязанности по указанию начальника отдела, и руководства Министерства по направлениям деятельности отдела.

В случае получения прямых поручений от руководства Министерства должен приступить к их выполнению, поставив в известность начальника отдела.

Контролирует своевременность и качество представления структурными подразделениями Министерства материалов и документов руководству Министерства.

Еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве.

Обрабатывает, регистрирует поступающую и отправляемую корреспонденцию (в том числе по электронной почте, по системе электронного документооборота и ведет учет за поступающими сведениями).

Обеспечивает:

- ведение в Министерстве электронного делопроизводства в установленном порядке;

- единый порядок поступления, обработки и подготовки документации;

- контроль (постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о своевременном и качественном исполнении поручений, зафиксированных в документах) своевременного прохождения и исполнения документов;

- контроль за выполнением структурными подразделениями Министерства планов работы, поручений министра, первого заместителя министра, заместителей министра и входящих документов;

-  организацию приема граждан в Министерстве, рассмотрение и контроль за исполнением обращений граждан и организаций;

- ежеквартальный контроль за исполнением структурными подразделениями Министерства планов работы, поручений министра, первого заместителя министра, заместителей министра.

Является ответственным лицом за своевременное введение в систему электронного документооборота Чувашской Республики данных о сроках исполнения нормативных правовых актов Чувашской Республики и Российской Федерации, а также контроле за их исполнением, согласованием.

Разрабатывает нормативно-методические и инструктивные документы по ведению делопроизводства в Министерстве и организациях, находящихся в ведении Министерства.

Контролирует своевременность и качество представления структурными подразделениями Министерства материалов и документов руководству Министерства.

Проверяет правильность ведения делопроизводства, в т.ч. электронного документооборота, в структурных подразделениях, доводит до руководителей структурных подразделений  информацию о выявленных недостатках, требует их устранения и докладывает начальнику отдела.

Готовит по заданию министра, первого заместителя министра, заместителей министра проекты срочных документов (телеграммы, отдельные письма и т.п.), при необходимости осуществляет их согласование с заинтересованными структурными подразделениями.

Доводит полученные распоряжения, поручения министра до руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства.

Регулирует взаимодействие министра с представителями органов государственной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений и физических лиц.

Взаимодействует с почтовыми отделениями:

- получает входящую корреспонденцию;

- отправляет исходящую корреспонденцию;

- составляет реестр отправляемых писем;

- ведет журнал исходящей корреспонденции;

Ведет регистрацию, учет и хранение документов, текущего архива Министерства; является ответственным лицом за ведение архива аудиовизуальной документации Министерства.

Разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает ее и контролирует правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства.

 Подготавливает запрашиваемые документы и материалы из объединенного ведомственного архива Министерства.

Готовит сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли, уничтожает материалы в установленном порядке.

 Составляет и представляет завершенные делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение комиссиям Министерства и Минкультуры Чувашии.

 Ведет делопроизводство в отделе.

Обеспечивает формирование и выполнение плана работы отдела в установленные сроки.

Постоянно повышать уровень профессиональной подготовки, этики поведения на рабочем месте, корректно, внятно и профессионально отвечать на телефонные звонки и устные обращения посетителей.

Соблюдать установленный Служебный распорядок Министерства, требования по охране труда, противопожарной безопасности, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.

Соблюдать требования правовых актов Министерства, устанавливающих порядок работы с защищенной информацией (информацией ограниченного доступа), не составляющей государственную тайну.

Не разглашать конфиденциальную информацию, а также сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан, полученные в результате выполнения служебных обязанностей.

Выполняет иные обязанности по указанию начальника отдела, заместителя начальника отдела и руководства Министерства по направлениям деятельности отдела.

В случае получения прямых поручений от руководства Министерства должен приступить к их выполнению, поставив в известность начальника отдела.

10. Для исполнения возложенных на консультанта обязанностей он также вправе:

участвовать в рассмотрении вопросов, касающихся деятельности отдела;

в установленном порядке представлять Министерство в отношениях с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, государственными органами Чувашской Республики, органами местного самоуправления, организациями, гражданами;

запрашивать и получать в установленном законодательством порядке необходимые материалы от структурных подразделений Министерства, государственных органов и органов местного самоуправления, а также организаций, для исполнения должностных обязанностей;

осуществлять иные права, предоставляемые для решения вопросов, входящих в его компетенцию,  в соответствии с действующим законодательством.

11. Консультант осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, приказами Министерства и поручениями министра, первого заместителя министра, заместителей министра, начальника отдела.

Также консультант в процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

- знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

- знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполни-тельной власти Чувашской Республики и подведомственных им организациях» (далее – постановление № 262);

- знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных постановлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производства;

- знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты текущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации проекта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

- знания понятия образца лучших практик применения принципов и инструментов бережливого производства в соответствии с методическими материалами Госкорпорации «Росатом»;

- знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

- знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

- знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

- знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации планировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

- знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

12. Консультант за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение ограничений и запретов, требований к служебному поведению может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 IV. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий

 обязан или вправе самостоятельно принимать

управленческие и иные решения

13. При исполнении должностных обязанностей консультант обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

подготовка документов, информации, ответов на запросы и их оформление;

исполнение соответствующих документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим должностным регламентом;

возврат документов, оформленных ненадлежащим образом;

запрос недостающих документов к поступившим на исполнение поручениям;

регистрация в системе электронного документооборота.

14. При исполнении должностных обязанностей консультант вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

консультирование гражданских служащих Министерства по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

уведомление начальника отдела о текущем состоянии выполнения поручений, заданий.

V. Перечень проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке (обсуждении) которых гражданский служащий обязан или вправе участвовать

1. Консультант в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

проектов нормативных правовых актов Чувашской Республики, касающихся установленной сферы деятельности Министерства;

предложений к проектам законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Чувашской Республики;

проектов нормативных правовых актов Министерства;

положений об отделе и Министерстве;

иных актов по поручению начальника.

16. Консультант в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать при подготовке управленческих и иных решений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

 VI. Сроки и процедура подготовки, рассмотрения гражданским

служащим проектов управленческих и иных решений,

порядок согласования и принятия решений

17. В соответствии со своими должностными обязанностями консультант принимает решения в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Чувашской Республики.

 VII. Порядок служебного взаимодействия

18. Взаимодействие консультанта с гражданскими служащими Министерства, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики, нормативными правовыми актами и приказами Министерства.

 VIII. Перечень государственных услуг (видов деятельности), оказываемых гражданским служащим по запросам граждан

и организаций в соответствии с административным регламентом (иным нормативным правовым актом) Министерства

19. Консультант государственные услуги не оказывает.

 IX. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

20. Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности консультанта оценивается по следующим показателям:

количественным и качественным показателям подготовленных и рассмотренных служебных документов, изученных материалов, наличию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, своевременности и качеству выполнения возложенных на консультанта;

выполнению дополнительно возложенных на консультанта задач.

Оценка осуществляется в соответствии с  Порядком выплаты премий, материальной помощи, единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и единовременного поощрения государственным гражданским служащим Чувашской Республики, замещающим должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве сельского хозяйства Чувашской Республики, утвержденным приказом Министерства  от 6 июля 2022 г. № 145 (зарегистрировано в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции 28 июля 2022 г. № 7897).