Юрьева Екатерина Николаевна - Начальник отдела

Должностной регламент государственного гражданского служащего

Чувашской Республики, замещающего должность начальника организационно-контрольного отдела Министерства сельского хозяйства

Чувашской Республики

 I. Общие положения

1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики начальника организационно-контрольного отдела Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики (далее – начальник отдела) учреждается в Министерстве сельского хозяйства Чувашской Республики (далее - Министерство) с целью обеспечения деятельности организационно-контрольного отдела (далее – отдел) в соответствии с Положением об организационно-контрольном отделе Министерства и относится к главной группе должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее соответственно – должность, гражданская служба) категории «руководители».

Регистрационный номер (код) должности – 3-1-2-12.

2. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий): управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего: обеспечение сохранности и государственный учет документов, организация использования и публикации архивных документов, комплектование и документационное обеспечение управления.

4. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности министром сельского хозяйства Чувашской Республики (далее - министр).

5. Начальник отдела непосредственно подчиняется министру, первому заместителю министра, курирующему отдел (далее – первый заместитель министра). Начальнику отдела подотчетны работники отдела.

6. В период отсутствия начальника отдела его должностные обязанности исполняет заместитель начальника отдела.

 II. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки, профессиональному уровню,а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя – к специальности, направлению подготовки (к укрупненным группам специальностей и направлений подготовки),                  к квалификации, полученной по результатам освоения дополнительной профессиональной программы профессиональной переподготовки

7. Для замещения должности начальника отдела устанавливаются следующие квалификационные требования:

а) наличие высшего образования не ниже уровня специалитета, магистратуры. Гражданскому служащему, замещающему должность начальника отдела, квалификационные требования к специальности, направлению подготовки не устанавливаются;

б) наличие не менее двух лет стажа государственной службы или работы по специальности, направлению подготовки в соответствии с квалификационными требованиями для замещения должностей гражданской службы, установленными Законом Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. № 11 «О государственной гражданской службе Чувашской Республики»;

Для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки для замещения должностей гражданской службы главной группы должностей гражданской службы - не менее одного года стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки.

в) профессиональный уровень:

наличие базовых знаний: знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); знание основ Конституции Российской Федерации, федеральных законов «О системе государственной службы Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации», «О противодействии коррупции», знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий;

наличие профессиональных знаний в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

1)  Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59 –ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

2) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

3) Приказ Федерального архивное агентство от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;

4) Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

5) Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 ноября 2005 г. № 288 «О Типовом регламенте внутренней организации деятельности министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики»;

6) Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 марта 2007 № 55 «Вопросы Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики»;

7) Иные нормативные правовые акты по направлению деятельности Министерства;

наличие иных профессиональных знаний:

1) порядок обеспечения сохранности и государственного учета документов;

2) научные и методические разработки, технические требования стандартов

в области обеспечения сохранности документов;

3) передовой отечественный и зарубежный опыт в области государственного управления и в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

4) методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

5) основы документационного обеспечения управления;

6) порядок составления планово-отчетной документации;

7) нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

8) системы хранения и классификации архивных документов;

9) виды справочно-поисковых средств архива;

10) основы документационного обеспечения управления.

наличие функциональных знаний:

1) понятие нормы права, нормативного правового акта, правоотношений и их признаки;

2) понятие проекта нормативного правового акта, инструменты и этапы его разработки.

3) понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

4) централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

5) система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

наличие базовых умений:

1) умение руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

2) умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

3) умение мыслить стратегически (системно);

4) умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

5) коммуникативные умения;

6) умение управлять изменениями;

наличие профессиональных умений:

1) умение работать в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

2) умение работать с документами ограниченного доступа научно-справочного аппарата.

наличие функциональных умений:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

 III. Должностные обязанности, права и ответственность

8. Основные права и обязанности начальника отдела, а также ограничения, запреты и требования к служебному поведению, установленные статьями 14–18, 202 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон о гражданской службе).

9. Кроме того, исходя из задач и функций Министерства, начальник отдела:

- осуществляет непосредственное руководство структурным подразделением, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на структурное подразделение функций и полномочий, а также за состояние исполнительской дисциплины в Министерстве;

- планирует деятельность отдела в соответствии с Планом основных мероприятий Министерства, утвержденным министром, и текущими поручениями, обеспечивает их реализацию;

- обеспечивает соблюдение государственными гражданскими служащими отдела служебного распорядка Министерства;

- организует и координирует выполнение поручений Администрации Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, министра, первого заместителя министра, заместителей министра;

- обеспечивает:

выполнение мероприятий государственной протокольной практики, связанных с выездами министра, приемом делегаций федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иностранных делегаций;

контроль (постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о своевременном и качественном исполнении поручений, зафиксированных в документах) своевременного прохождения и исполнения документов;

работу приемной министра;

контроль по организации приема граждан в Министерстве, рассмотрение и контроль за исполнением обращений граждан и организаций;

соблюдение требований пожарной безопасности в Министерстве;

материально-техническое оснащение деятельности Министерства;

- распределяет входящую документацию для наложения проекта резолюции (поручения) министра, первого заместителя министра и заместителей министра;

- является ответственным лицом:

за своевременное принятие правовых актов Чувашской Республики и Министерства во исполнение законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики;

за своевременное введение в систему электронного документооборота Чувашской Республики данных о сроках исполнения нормативных правовых актов Чувашской Республики и Российской Федерации, а также контроле за их исполнением, согласованием.

- готовит проекты резолюций (поручений) на документы, поступившие в Министерство;

- обеспечивает своевременное доведение входящей документации на исполнение структурным подразделениям Министерства;

- еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, с которыми знакомит руководство Министерства на совещаниях;

- организует и обеспечивает осуществление приема, регистрации и рассмотрения поступающей и исходящей корреспонденции;

- организует совместно со структурными подразделениями Министерства исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Чувашской Республики по вопросам реализации государственной политики в области агропромышленного комплекса Чувашской Республики (далее - АПК Чувашии) и устойчивого развития сельских территорий;

- организует проведение конференций, семинаров, форумов и совещаний с участием министра и (или) первого заместителя министра, заместителей министра;

- разрабатывает инструкцию по делопроизводству,  проект приказа Министерства о проведении Дня работника сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности и другие нормативные правовые акты, относящиеся к компетенции отдела;

- осуществляет общую координацию проведения Дня работника сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности в Чувашской Республике;

координирует работу по организации технического сопровождения системы электронного делопроизводства, средств оргтехники и связи, технической поддержки официального сайта Министерства;

- участвует в работе комиссий и иных коллегиальных органов, в состав которых начальник отдела включен в соответствии с правовым актом или направлен  министром, первым заместителем министра, заместителями министра;

- ведет протокол совещаний, проводимых под руководством министра, первого заместителя министра, заместителей министра, и контролирует исполнение поручений по итогам данных совещаний;  

- обеспечивает контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков;

- ежемесячно составляет план основных мероприятий, проводимых Министерством в системе агропромышленного комплекса Чувашской Республики на основе предложений структурных подразделений Министерства;

- еженедельно составляет план работы Министерства, план работы министра;

- готовит повестку еженедельного совещания с начальниками структурных подразделений и руководителями подведомственных предприятий, перечень поручений по итогам совещания, осуществляет постановку поручений на контроль, контроль за исполнением поручений;

- формирует совместно со структурными подразделениями Министерства и своевременно представляет министру материалы для участия на планерках Главы Чувашской Республики, Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики, заседаниях  координационных и совещательных органах;

- контролирует своевременность и качество представления структурными подразделениями Министерства материалов и документов министру;

- организует выезды и сопровождает министра в официальных визитах и рабочих поездках.

- в случае направления министра в командировку, осуществляет согласование с Главой Чувашской Республики, Кабинетом Министров, готовит необходимую документацию, приобретает проездные билеты.

- разрабатывает и координирует работу по подготовке программы выезда министра, первого заместителя министра, заместителей министра посещения организаций перерабатывающей и пищевой промышленности, сельскохозяйственных организаций, К(Ф)Х, муниципальных округов и иных организаций;

- готовит проект программы выезда Главы Чувашской Республики по вопросам, относящимся к компетенции Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики, в районы Чувашской Республики, проекты посещения предприятий перерабатывающей и пищевой промышленности, сельскохозяйственных организаций и К(Ф)Х;

- осуществляет общее руководство по предоставлению необходимой информации при подготовке выездов Главы Чувашской Республики, руководства Администрации Главы Чувашской Республики по вопросам отрасли.

- по заявкам первого заместителя министра, заместителей министра, руководителей структурных подразделений Министерства обеспечивает для них служебный автотранспорт, контролирует его использование, организует работу служебных, дежурных транспортных средств, ведет учет и анализирует их работу;

- обеспечивает участие Министерства в спортивных и общественных мероприятиях;

- осуществляет формирование и подготовку команды Министерства для участия в спортивных соревнованиях;

- координирует работу первичной профсоюзной организации;

- осуществляет взаимодействие с Общественной организацией Союз ветеранов агропромышленного комплекса Чувашской Республики, оказывает содействие при проведении совместных мероприятий;

- выполняет иные обязанности по поручению министра, первого заместителя министра, заместителей министра;

- работает со сведениями, составляющими государственную тайну.

10. Для исполнения возложенных на начальника отдела обязанностей он также вправе:

распределять полученные задания между гражданскими служащими отдела;

знакомиться с проектами решений руководства Министерства, касающихся его деятельности;

докладывать министру (лицу, исполняющему его обязанности), первому заместителю министра, заместителям министра обо всех выявленных недостатках в работе в пределах своей компетенции;

вносить предложения министру (лицу, исполняющему его обязанности), первому заместителю министра и заместителям министра по совершенствованию работы, связанной с выполнением должностных обязанностей;

в установленном порядке запрашивать и получать от структурных подразделений Министерства, министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления в Чувашской Республике, руководителей организаций информации и материалы, связанные с их деятельностью (статистические, отчетные и другие данные), для исполнения должностных обязанностей;

вести служебную переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

вносить предложения о назначении, перемещении и увольнении гражданских служащих, их поощрении или привлечении к дисциплинарной ответственности;

визировать документы по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

заверять в установленном порядке копии документов;

консультировать сотрудников Министерства по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

в установленном порядке представлять интересы Министерства в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, органах исполнительной власти Чувашской Республики, органах местного самоуправления и организациях по вопросам, относящимся к сфере ведения отдела.

11. Начальник отдела осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, приказами Министерства и поручениями министра, первого заместителя министра, заместителей министра.

Также начальник отдела в процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

- знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

- знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполнительной власти Чувашской Республики и подведомственных им организациях» (далее – постановление № 262);

- знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных постановлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производства;

- знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты текущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации проекта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

- знания понятия образца лучших практик применения принципов и инструментов бережливого производства в соответствии с методическими материалами Госкорпорации «Росатом»;

- знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

- знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

- знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

- знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации планировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

- знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

12. Начальник отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение ограничений и запретов, требований к служебному поведению может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 IV. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий

 обязан или вправе самостоятельно принимать

управленческие и иные решения

13. При исполнении должностных обязанностей начальник отдела обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

распределения полученных поручений между подчиненными гражданскими служащими;

планирования деятельности отдела и подчиненных гражданских служащих в соответствии с Планом основных мероприятий Министерства и текущими поручениями;

организации и координации работы подчиненных гражданских служащих по выполнению задач, поставленных перед отделом;

контроля выполнения поручений подчиненными гражданскими служащими отдела;

анализа работы подчиненных гражданских служащих с целью устранения недостатков;

визирования проектов документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

запроса недостающих документов к поступившим на исполнение поручениям;

уведомления руководства Министерства о текущем состоянии выполнения поручений, заданий;

14. При исполнении должностных обязанностей начальник отдела вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

запроса отчета у специалистов отдела о текущем состоянии выполнения поручений, заданий;

консультирования сотрудников Министерства по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

 V. Перечень проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке (обсуждении) которых гражданский служащий обязан или вправе участвовать

15. Начальник отдела в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

проектов нормативных правовых актов Чувашской Республики, касающихся вопросов, отнесенных к компетенции отдела;

предложений к проектам законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Чувашской Республики;

проектов нормативных правовых актов Министерства;

положений об отделе и Министерстве;

графика отпусков гражданских служащих отдела.

16. Начальник отдела в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать при подготовке управленческих и иных решений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

VI. Сроки и процедура подготовки, рассмотрения гражданским

служащим проектов управленческих и иных решений,

порядок согласования и принятия решений

17. В соответствии со своими должностными обязанностями начальник отдела принимает решения в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Чувашской Республики.

 VII. Порядок служебного взаимодействия

18. Взаимодействие начальника отдела с гражданскими служащими Министерства, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики, нормативными правовыми актами и приказами Министерства.

 VIII. Перечень государственных услуг (видов деятельности),

оказываемых гражданским служащим по запросам граждан

и организаций в соответствии с административным регламентом

(иным нормативным правовым актом) Министерства

19. Начальник отдела государственные услуги не оказывает.

 IX. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

20. Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальника отдела оценивается по следующим показателям:

количественным и качественным показателям подготовленных и рассмотренных служебных документов, изученных материалов, наличию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, своевременности и качеству выполнения возложенных на начальника отдела;

выполнению дополнительно возложенных на начальника отдела задач.

Оценка осуществляется в соответствии с  Порядком выплаты премий, материальной помощи, единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и единовременного поощрения государственным гражданским служащим чувашской республики, замещающим должности государственной гражданской службы чувашской республики в Министерстве сельского хозяйства Чувашской Республики, утвержденным приказом Министерства  от 6 июля 2022 г. № 145 (зарегистрировано в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции  28 июля 2022 г. № 7897).